Comment Axa Global Re a simplifié un processus financier complexe impliquant de multiples partenaires grâce à Trace

Contexte

AXA Global Re, filiale à 100% du Groupe AXA, centralise l’activité de réassurance du Groupe
dans les domaines de l’assurance dommages, vie et santé.
Ses principales missions sont les suivantes :
• Définir et piloter la stratégie de réassurance du Groupe.
• Analyser les risques des portefeuilles des entités AXA dans le monde.
• Sécuriser les opérations d’assurance des filiales du Groupe.
• Mettre en œuvre des solutions optimisant les capacités internes du Groupe et les transferts
de risques sur les marchés externes.
• Représenter le Groupe dans ses relations avec les courtiers et réassureurs mondiaux.

Challenge 

Des processus manuels, entre des entités hétérogènes

Dans le cadre de ses missions, AXA Global Re consolide les comptes de réassurance de plus de 60 entités, qui constituent ensuite la base pour les appels de fond et des les flux financiers émis entre le Groupe AXA et les acteurs de la réassurance. 

Ces processus impliquent AXA Global Re et des entités aux systèmes et habitudes hétérogènes, ainsi que des partenaires externes. Ce processus complexe est resté essentiellement manuel, une approche fondée sur un format de donnée uniformisé n’ayant pas apporté les résultats attendus dans le passé. 

Chacune des entités envoie ses comptes techniques pour validation à AXA Global Re avec son propre format.

Les équipes sont confrontées à plusieurs difficultés :

• Des erreurs sont remontées en fin de processus.
• Reconstituer le contexte est complexe et chronophage.
• La visibilité sur l’ensemble du processus est trop fragmentée, pour AXA Global Re comme pour les entités.
• Le processus laisse la place à des incompréhensions.

L'ambition est d’améliorer les indicateurs clés d'AXA Global Re : 

• L’efficacité opérationnelle
• La satisfaction client (ici les entités)
• Les délais de paiement, le cash management

Pourquoi ce processus particulier n’a-t-il pas pu être traité par le prisme de standardisation des données ?

• Parce que la qualité de la donnée et la remontée d’erreurs restent des enjeux dans l’approche par la norme.
• Parce qu’il implique des entités aux SI, aux habitudes et aux données hétérogènes.
• Parce qu’il implique à terme des partenaires externes pour lesquels l’importance de la preuve est clé.
• Et enfin parce que jusqu’à présent, les solutions technologiques pour tracer et sécuriser ce type de processus simplement n’existaient pas.

Pourquoi Stratumn? la solution Trace 

Monitorer un processus complexe dans un espace de de collaboration et de confiance

La solution est utilisée comme un espace de collaboration et de confiance, dans lequel AXA Global Re et les cédantes peuvent échanger des informations financières et les valider. Sa flexibilité permet d’embarquer plusieurs processus de nature différente, ici la compatibilité technique, les appels de fonds et les flux financiers dans une même solution.

Trace permet de monitorer et tracer le processus de bout en bout. Combien de temps prend chaque étape, quel est le délai entre 2 étapes du processus, où sont les goulets d’étranglements ? etc. 

Dans le cadre des comptes techniques, la solution suit par exemple dans un premier temps la collecte des documents avant la construction des comptes techniques ; dans un second  temps, elle trace la validation du contenu des comptes techniques avant la consolidation.

A noter, le processus est configuré sur la solution, ce qui permet de le digitaliser et de l’automatiser. La saisie est simplifiée via l’utilisation de formulaires adaptés et “user-friendly”. Enfin, la solution permet en cas d’audit ou de contrôle interne d’accéder à une piste d’audit infalsifiable pour rejouer l’ensemble des étapes du processus. 

“Grâce à Trace, le processus est à la fois auditable et en amélioration continue.” 

Véronique Rhode, CIO, AXA Global Re 

Bénéfices 

Amélioration de l'efficacité opérationnelle et de la satisfaction des clients, raccourcissement des cycles de paiement

Dans l'ensemble, l'efficacité opérationnelle sera mesurée de manière efficace, transparente et partagée :
Le processus est contrôlé et automatisé de bout en bout. Toutes les parties-prenantes du processus ont une compréhension globale ; elles savent à tout moment ce qui est attendu et dans quel délai.

Les relations et la compréhension sont améliorées et les traces sont irréfutables.

La solution améliore les conditions de paiement : les points de blocage sont identifiés par les entités et AXA Global Re et sont traités plus rapidement. Ainsi les entités pourront indemniser leurs assurés plus rapidement.

À tous les niveaux, des indicateurs fiables en temps réel seront disponibles : le directeur financier disposera d'un tableau de bord des processus, les responsables disposeront de leviers pour piloter les activités, et le personnel opérationnel aura une idée claire de ce qui reste à faire et des priorités.

Caroline Portel DSI, AXA GLOBAL RE