Réassurance : la modernisation des processus comme nécessité

La réassurance est une industrie à forte expertise qui a longtemps tenu en respect les vagues successives de transformation digitale qui ont frappé les autres secteurs, même l’assurance plus traditionnelle. La mondialisation des flux et la complexité grandissante des produits la place devant un défi nouveau d’efficacité et de modernisation.

Compte tenu des enjeux à la clé, les bons vieux tableaux Excel remplis à la main sont loin d’être suffisants… même s’ils sont encore (trop) largement employés ! Pour ne pas se laisser déborder par les coûts opérationnels et par les concurrents, la (seule) solution passe par une modernisation intégrale des processus, et notamment par la mise en place d’une digitalisation intélligente et plus fluide, au service de la collaboration. Focus.

La réassurance : un cadre complexe qui rend la modernisation nécessaire

Vous ne l’ignorez pas : au sein de l’écosystème assurantiel, la réassurance constitue un domaine à part. Car les opérations de réassurance s’effectuent dans un cadre particulier qui brille par sa complexité, en raison de…

• la multiplicité des acteurs impliqués (cédant, réassureur, courtier, captive, etc.),
• la mondialisation des flux financiers, avec une forte variété géographique des opérateurs, soumis à des spécificités locales,
• la fragmentation des flux et leur technicité élevée (périodicité multiple, diversité des produits, types de traités…),
• les enjeux élevés lors de la circularisation comptable ou des audits, etc.

Cette complexité grandissante rend nécessaire la modernisation des processus de réassurance. Or de trop nombreux acteurs attendent qu’elle s’impose à eux, en particulier par le biais de la normalisation des données. À ce titre, l’initiative Ruschlikon, qui s’appuie sur les standards ACORD (promesses d’une plus grande efficacité et d’un cash management plus rapide), suscite depuis une décennie de nombreux espoirs. En 2015, le secteur enregistrait une hausse de 20 % des opérations comptables et de traitement des sinistres au format ACORD (Scor). Mais ces progrès sont lents au-delà d’un certain seuil, et leur démocratisation s’avère complexe compte tenu de l’hétérogénéité des processus, des modes de travail et des domaines d’activité concernés.

Moralité : l’attente d’un bouleversement normatif s’apparente à une arlésienne, et il est préférable pour les organisations de s’engager d’elles-mêmes dans un processus de modernisation de leurs opérations de réassurance. Ce n’est clairement plus une option : les équipes ont intérêt à gagner en performance et en rapidité afin de satisfaire leurs partenaires et de répondre aux enjeux de cash management. Quitte à devancer l’élargissement des standards ACORD dans le futur, grâce à une transformation digitale déjà bien engagée.

Des changements qui peinent à s’imposer

Néanmoins, le taux de digitalisation reste faible dans ce secteur : les opérations s’appuient encore beaucoup sur des échanges de documents (tableurs Excel, fichiers PDF), du mailing et des conférences téléphoniques/visiophoniques. Des méthodes désuètes qui se traduisent par des erreurs comptables, des délais et des processus non conformes. Pourquoi cette modernisation n’est-elle pas prise à bras-le-corps par les acteurs de la réassurance ?

D’abord, pour une question d’habitudes. La collaboration passe essentiellement par l’email et le téléphone, dans certains cas par le biais de portails de dépôts de documents. La plupart des assureurs et des réassureurs sont équipés d’outils comptables adaptés, mais qui ne sont pas des solutions de digitalisation à part entière. La conséquence, ce sont des données dispersées, rarement à jour (parce qu’elles existent dans plusieurs versions des mêmes documents), dignes d’un puzzle à reconstituer ; et des validations formelles (presque) impossibles à tracer, qui donnent lieu à des litiges et à la découverte ultérieure d’écarts de compatibilité.

Ensuite, en raison de la complexité des processus de réassurance. Gérer les comptes suppose, pour les opérateurs, d’intégrer des données issues de sources, de produits, de secteurs d’activité et de systèmes d’information multiples, donc forcément hétérogènes. La qualité de ces données en pâtit, quand celles-ci ne sont pas tout simplement inexploitables. La complexité est telle que l’automatisation est rendue très difficile, et que les opérateurs préfèrent encore s’en remettre à la manipulation et à la révision manuelles – c’est le cas pour 60 % d’entre eux (étude Deloitte).

Enfin, parce que le secteur souffre d’un syndrome de sous-investissement massif pour ce qui est des outils digitaux. Les opérateurs doivent rattraper un retard de plusieurs années et combler un important déséquilibre en matière de maturité technologique. Déséquilibre qui a favorisé une collecte des données « en silos », c’est-à-dire avec peu de possibilités de communication entre les applications et les environnements IT.

Processus de réassurance : la voie de la modernisation

La voie de la modernisation passe par deux chemins parallèles : la digitalisation de l’ensemble des processus de réassurance et la collaboration pour une meilleure qualité de données. Avec, à chaque fois, l’humain au cœur du système.

• la digitalisation des échanges est une nécessité : la coexistence de multiples outils plus ou moins modernes (de l’email, à la conférence téléphonique ou portail de dépôt de pièces) a créé de nombreuses ruptures dans les processus. A la clé, des étapes manuelles de ressaisie, elles-mêmes sujettes aux erreurs, des contrôles fastidieux de cohérence, et pire à la fin des écarts entre comptes soumis et acceptés. Il est désormais nécessaire de pouvoir suivre un processus de son initiation à sa clôture et de pouvoir partager l’avancement et les étapes de validation avec ses partenaires internes et externes dans une solution unique. Avec comme bénéfice immédiat, la capacité à mesure la performance réelle de vos opérations et d’identifier les causes de non-qualité ou de retard.

• La collaboration est l’autre pilier clé de votre transformation. Comme nous le rappelions en introduction, la réassurance est une industrie d’expertise. Cela ne veut pas dire que des gains de productivité massifs ne peuvent être obtenus, mais cela rend bien irréaliste la promesse des opérateurs de RPA (“Robotic Process Automation”) de régler tous les problèmes par la multiplication de bots d’automatisation. Aujourd’hui, l’expertise est perdue au fil du processus, des jours entiers sont nécessaires à reconstituer l’historique et réconcilier les données. Il est urgent de capter cette expertise en simplifiant et centralisant la collaboration en un seul espace de travail collaboratif.

Aujourd’hui, seule l’implémentation d’une solution innovante et flexible, tenant compte de ces problématiques, peut contribuer à optimiser les processus de réassurance. C’est précisément ce que propose Trace, l’outil développé par Stratumn.

Trace, la solution pour moderniser vos processus de réassurance

Véritable levier de digitalisation des processus, la plateforme SaaS Trace a été conçue comme un espace de collaboration et de confiance, où les acteurs de la réassurance peuvent échanger en toute sécurité des informations financières tout en conservant une grande flexibilité quant aux flux et aux formats de données échangés.

Les utilisateurs de la solution ont une vue complète (et précise) de chaque étape d’un processus, mais aussi du temps nécessaire entre chacune de ces étapes et des éventuels points bloquants à optimiser. La traçabilité des validations et des échanges permet d’expliquer les potentiels écarts à l’émission des comptes, sans attendre d’arriver en fin de période. Ce faisant, Trace fluidifie les interactions tout en apportant un maximum de sécurité. Cette solution met sous contrôle le processus de bout en bout. La solution améliore les délais de paiement en supprimant les points de blocage plus rapidement, et contribue à réduire les coûts de traitement.

En modernisant leurs processus de réassurance, les acteurs du secteur ont l’opportunité de rationaliser et d’optimiser leurs services de façon inédite, grâce à l’apport de la technologie. Bien choisie, celle-ci devient un tremplin pour atteindre un tout autre niveau de performance. Évidemment, personne ne vous contraint à suivre cette voie. Mais gardez en tête que l’approche traditionnelle ne pourra jamais suivre le rythme de la sophistication grandissante de la réassurance, et qu’elle aura pour conséquence des coûts opérationnels toujours plus élevés.