Insights

Les 4 limites des ERP Finance

Les limites des ERP Finance et comment les surmonter de manière pragmatique

Publié le March 30, 2021
Temps de lecture : 5 min
Séraphie De Tracy

Des factures payées deux fois ou beaucoup trop tard, un délai de 6 semaines pour ajouter un fournisseur, un flux de validation mal suivi... Cela vous rappelle quelque chose ?

Félicitations, vous faites partie de la grande communauté des Fonctions Finance pour qui l'ERP ne tient pas sa promesse, c’est-à-dire faire en sorte que les processus se déroulent de manière structurée et efficace, sans accroc. 

L'année dernière a montré, plus que jamais, la nécessité d'avoir accès à des systèmes d'information fiables.

2020, l'année du changement

2020 a été une année de profonds changements. Elle a notamment impacté notre façon de travailler et notre façon de penser la planification des ressources. Qu'il s'agisse du calendrier, du budget, des attentes des utilisateurs ou de la façon dont la technologie est utilisée, un changement de paradigme a eu lieu. 

Malheureusement, les ERP ne s'adaptent pas facilement à ce nouveau paradigme. Ils sont nés dans les années 90, bien avant l'invention de l'architecture en microservices. Modifier la configuration d'un ERP devient tout un projet qui nécessite du temps et de l'argent, même lorsque vous avez déjà investi des milliers (voire des millions) d'euros pour mettre en œuvre le logiciel initial.

Les nouveaux ERP basés sur le cloud ne résolvent pas non plus le problème. Ils s'accompagnent de leurs propres défis. Passer au cloud signifie abandonner tous les ajouts et ajustements personnalisés que vous avez construits au fil des ans, ce qui va créer encore plus d'exceptions dans vos processus.

Même avant la pandémie, les ERP ne tenaient pas pleinement leur promesse initiale. À savoir : libérer les équipes financières des processus manuels et suivre toutes les activités de l'entreprise dans un même système d'information. Si vous effectuez encore des contrôles manuels et que vous avez de bonnes vieilles feuilles de calcul Excel cachées partout, vous savez de quoi nous parlons. 

Pourquoi alors votre ERP ne fonctionne-t-il pas pleinement pour vous (ou pour quiconque d'ailleurs) ? 

Plus important encore, que pouvez-vous faire pour apporter plus d'efficacité à votre équipe financière, sans effacer ce qui a déjà été construit ? 

1/ Votre ERP néglige une grande partie de vos données 

Votre ERP financier est centré sur les données financières de votre entreprise. Cela semble plutôt approprié pour améliorer les processus financiers, non ? Et bien, non : le problème est que votre ERP se concentre uniquement sur les données financières. 

Les données non structurées, opérationnelles et moins quantifiables lui échappent. Une grande partie des informations est reçue par des canaux informels : courriel, téléphone, application de messagerie interne, etc. Votre ERP ne les comprend pas (ou n'en a même pas connaissance). Il traite plutôt très bien les données financières structurées, mais jusqu'à 40 % des transactions sont considérées comme des "exceptions". Traitées hors des systèmes, elles créent des retards et des problèmes dans la chaîne de données. 

Prenons un exemple. Nous avons récemment discuté avec une entreprise utilisant un ERP pour son processus Procure-to-Pay. Aujourd'hui, le système peut fonctionner tout seul pour 80% des factures. Il émet des bons de commande automatiquement. Qu'en est-il des 20% restants ? Ils représentent 40% de la valeur des factures et ne peuvent pas être traités par l'ERP. L'équipe financière doit les traiter manuellement, ce qui crée de l'insatisfaction et des retards, et empêche les membres de l'équipe de se concentrer sur des tâches plus importantes. 

Si votre entreprise possède des filiales, la situation devient encore plus complexe. L'ERP peut être partagé au sein de l'organisation, mais la configuration change souvent d'un pays à l'autre. Les activités ne sont pas les mêmes, les référentiels sont définis différemment. Conclusion : la communication est difficile. Si les données ne sont pas reçues de la manière standardisée attendue par l'ERP, elles ne correspondent pas au référentiel... et votre équipe doit refaire des contrôles manuels.

2/ Votre ERP n'est pas conçu pour la collaboration

Comme vous le savez, la collaboration est essentielle, que ce soit au sein d'une petite équipe opérationnelle ou à l'échelle de l'entreprise - et même avec les parties prenantes externes (clients, fournisseurs). Travailler dans un bon environnement avec les ressources nécessaires est un facteur important pour la productivité de votre équipe financière. Vous gagnez du temps et de l'argent et vous avez une meilleure relation de travail avec vos clients et vos fournisseurs. 

Votre ERP est censé rendre cela viable. En théorie, du moins. En général, il travaille contre vous. Comment cela se fait-il ? L'expérience utilisateur en termes de collaboration a souvent été une réflexion après coup pour les éditeurs d’ERP. Il est difficile d'ajouter dans le système les collaborateurs extérieurs à votre service ou les collaborateurs externes, comme vos clients et vos fournisseurs. Vous ne pouvez pas rassembler tout le monde dans le même espace de collaboration, ce qui crée davantage de silos. Vous perdez la vision globale du processus que vous êtes censé obtenir.

Cela pose deux problèmes principaux. Premièrement, pour avoir plus de visibilité sur les étapes du processus et les actions de chaque personne au sein de celui-ci, les équipes financières reviennent souvent à l'utilisation des emails et des feuilles de calcul. Comme nous l'avons déjà mentionné, votre ERP n'est pas en mesure de suivre les données provenant de ces sources, ce qui les disperse encore plus. 

Deuxièmement, cela crée des tensions entre les équipes, car la communication est difficile. En cas d'erreur - qui peut être très coûteuse pour votre entreprise - il est difficile de savoir ce qui s'est mal passé, quand et qui est responsable de l'erreur. 

3/ Votre ERP ne trace pas simplement les actions

Comme nous venons de le mentionner, vous ne pouvez pas facilement avoir une vision globale des données dans votre ERP. Vous ne pouvez pas voir qui a travaillé sur le processus avant vous et qui sera le prochain. C'est mauvais pour la collaboration. C'est également une énorme faiblesse d'un point de vue réglementaire. Les audits sont de plus en plus fréquents et détaillés. Vous devez être en mesure d'adapter les données et de fournir rapidement les informations aux régulateurs, tout en garantissant leur intégrité. 

Si vous êtes une société cotée aux États-Unis, vous le savez mieux que quiconque. Vous devez être conforme à la loi SOX - du nom de la loi Sarbanes-Oxley établie en 2002 pour assurer une plus grande transparence dans les rapports financiers des sociétés. Vous devez être en mesure de savoir qui est intervenu et pourquoi sur chaque système comptable. Vous êtes tenu de montrer que les tâches clés ont été accomplies par plus d'une personne afin d'éviter les fraudes et les erreurs - ce que l'on appelle la preuve de la ségrégation des rôles. 

La plupart des ERP rendent difficile la collecte des informations dont vous avez besoin. Les données sont cachées dans des interfaces complexes, à plusieurs clics de votre écran principal. Même si vous trouvez ce fameux “log”, vous obtiendrez l'identifiant de l'utilisateur (pas son nom), la date de l'action et c'est à peu près tout. Vous ne disposez pas de données directement exploitables, vous devez les retraiter. Le département informatique doit s'impliquer pour recréer le lien entre les données et relier les actions aux personnes qui les ont effectuées. 

4/ Votre ERP nécessite des solutions de contournement 

Vous voulez ajouter un nouveau fournisseur à votre ERP pour payer sa facture. Mauvaise nouvelle : cela peut prendre jusqu'à 6 semaines dans certaines entreprises en raison de la façon dont il est configuré. Votre équipe n'est pas autonome et vous devez demander à l'informatique de traiter les demandes. Imaginons que vous deviez payer la facture en 8 semaines maximum, vous pouvez facilement dépasser ce délai pour une simple raison technique.

Malheureusement, cela arrive souvent. Comme nous l'avons dit au début, les ERP sont nés dans les années 90, bien avant l'invention de l'architecture microservice. Vous ne pouvez pas modifier leur configuration une fois qu'elle est définie. En fait, vous pouvez le faire, mais c'est un processus long et coûteux. Vous devez impliquer votre équipe informatique et engager des consultants. De plus, vous devez être très prudent : toute la structure de l'ERP peut être affectée si une mauvaise configuration se produit quelque part. 

Comment les équipes financières gèrent-elles cette situation ? En développant des solutions de contournement qui offrent plus d'autonomie et d'efficacité. Pensez au shadow IT, avec les risques qu'il comporte en termes de sécurité des données, de feuilles de calcul partout, etc. Aujourd'hui, c'est la seule façon pour votre équipe financière d'utiliser réellement votre ERP. 

Que faire maintenant ?

Nous savons que vous avez consacré beaucoup de temps et d'argent à ces projets stratégiques. Vous ne pouvez pas les remettre en cause, et d’ailleurs vous ne le souhaitez pas. C'est pourquoi nous ne parlerons pas de remplacer votre système ni de remplacer les membres de votre équipe par des robots comme cela est souvent mis en avant. Cependant, nous souhaitons comme vous que votre équipe soit plus performante. 

C'est pourquoi nous avons créé Stratumn, une simple couche technologique à ajouter à votre ERP pour tenir sa promesse initiale : apporter la collaboration à vos équipes et impliquer vos partenaires proches - faire de la finance un jeu participatif -, avoir une vision complète et temps réelle de vos échanges, et tracer vos données et actions pour garantir leur intégrité, grâce à la technologie blockchain.

Vous avez misé sur un ERP il y a quelque temps pour améliorer l'efficacité et les processus de votre équipe. Vous voulez en savoir plus sur vos performances réelles par rapport à votre pari initial ? Obtenez un audit gratuit de vos processus par nos experts !

En savoir plus sur Stratumn et notre solution basée sur la blockchain ?

Notre produit