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Paiements fournisseurs : les points de vigilance pour les DAF en 2021

Comment allier performance et conformité dans vos processus de paiement ?

Publié le May 4, 2021
Temps de lecture : 3 min
Séraphie De Tracy

25% : c’est le nombre annuel de faillites de PME en France, dues aux retards de paiement. Les règles des délais de paiement sont pourtant claires : par défaut, le paiement doit être effectué au 30ème jour après réception des marchandises ou exécution de la prestation, délai qui peut être allongé - s’il y a un accord entre les deux parties du contrat - à 60 jours après la facturation. C’est le délai maximum qui peut être accordé : au-delà, des pénalités de retard sont prévues. 

Le régulateur, par le biais de la DGCCRF - la Direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes - entend renforcer la protection des entreprises pour réduire ce nombre, surtout dans le contexte de la crise sanitaire. Les petites entreprises, déjà fragilisées auparavant, sont encore plus vulnérables depuis le début de la pandémie. Un comité de vigilance sur les délais de paiement a d’ailleurs été mis en place très tôt par le gouvernement, appelant à des comportements solidaires face à des incidents de paiement en forte progression. 

Le régulateur se montre donc plus inflexible que jamais sur les délais de paiement : les contrôles sont plus fréquents et les sanctions exemplaires. Peu importe que l’entreprise paye une majorité de ses fournisseurs à temps, il suffit d’une facture hors délai pour recevoir une amende. Et l’addition peut vite être salée : jusqu’à 4 millions d’euros ! 

Une intransigeance qui devrait être la norme pour les années à venir avec le passage à la facturation électronique obligatoire à partir de 2023 et l’e-reporting associé. Les directions financières ont donc un fort enjeu sur les délais de paiement et doivent s’adapter aux changements instigués par le régulateur en digitalisant l’ensemble de leurs flux et processus. Comment se préparer à ces évolutions réglementaires ? Quelles sont les dates clés à maîtriser en 2021, pour mieux préparer le futur ? Nous vous donnons tous les détails dans cet article. 

2021 : maîtriser 5 dates clés pour allier conformité et performance

Cela fait plusieurs dizaines d’années que les équipes financières ont commencé à s’équiper d’outils pour digitaliser leurs flux financiers. Le constat qui est fait aujourd’hui est pourtant simple : il existe encore de nombreuses ruptures de charge malgré les efforts consentis. Même bien équipée, l’entreprise se retrouve vite exposée et en défaut. 

Bien sûr, l’approche “bon de commande égal à une facture” a aidé dans une certaine mesure. Elle a cependant ses limites : dès que le flux comporte une exception, les ruptures apparaissent. En moyenne, 20 à 50% des factures échappent au processus normé, ce qui aboutit facilement à des retards de paiement. 

Or, pour le régulateur, qu’importent les outils, les processus internes ou la bonne foi des intervenants. Ce qui compte est le résultat, c’est-à-dire le délai de paiement effectif. 

5 dates-clés à monitorer pour être en conformité

La direction financière doit donc se mettre en ordre de marche pour maîtriser 5 dates clés du processus de facturation. Il est nécessaire de les piloter au plus près et d’être capable de les tracer pour démontrer la conformité au régulateur. 

Ces 5 dates permettent d’optimiser la gestion du cash dans l’entreprise. Il s’agit de : 

  • La date d’émission, 
  • La date de réception, 
  • La date de validation, 
  • La date de comptabilisation, 
  • La date de paiement.

Pour pouvoir les piloter au plus près, il faut avoir une vision de bout en bout du processus de facturation. Or, c’est rarement le cas en entreprise aujourd’hui. Celles-ci ont réalisé des investissements considérables pour s’équiper (ERP, logiciels de facturation, …). Chaque outil, pris individuellement, remplit son rôle. En revanche, il n’y a pas de vision globale du processus, notamment pour le monitoring des dates-clés. Difficile de savoir où en est la facture dans le cycle et qui intervient à quel moment et pour quelle durée. Ces ruptures de charges exposent l’entreprise, même quand elle s’est bien équipée en amont. 

Illustrons la situation. Le fournisseur émet la facture, mais il met quelques jours à l’envoyer. Il existe déjà un décalage entre la date d’émission et la date de réception. Ensuite, la facture passe par des processus de validation, à juste titre. Cela prend souvent beaucoup de temps et se fait quelquefois encore avec un tampon sur un bout de papier. La comptabilisation et le rapprochement se font dans des services loin du donneur d’ordre. La communication entre les départements est rarement fluide, ce qui fait perdre de nouveau plusieurs jours. En résumé, les jours se cumulent très vite et l’entreprise se rapproche dangereusement de la date limite de paiement. 

De nombreux contrôles DGCCRF aboutissent à des amendes, preuve qu’il existe un vrai sujet structurel sur la gestion des paiements, quelle que soit la sophistication des outils dans les entreprises. Pour être efficace et conforme, il est nécessaire d’avoir une vision de bout en bout du processus. Comment faire quand les outils mis en place ne répondent pas à ce besoin ? 

Allier performance et conformité

Au-delà de la conformité, la capacité à gérer le cash au plus près comporte plusieurs bénéfices : 

  • L’entreprise ne paye ni trop tôt, ni trop tard, et optimise donc la gestion de sa trésorerie. 
  • Les fournisseurs proposent des bonus en cas de respect des délais ou de paiement anticipé. 
  • La réputation de l’entreprise est préservée auprès de ses fournisseurs et du grand public. 

C’est la combinaison de la conformité et de la performance qui assure le succès de l’entreprise. Aujourd’hui, l’enjeu de la majorité des directions financières est de libérer le temps passé à traiter les problématiques de conformité pour traiter les problèmes de performance.

Comment les traiter, quand on sait que les processus techniques actuels ne tiennent pas toutes leurs promesses ? Refondre intégralement le système d’information n’est pas une option, compte tenu des investissements monétaires et en temps déjà réalisés. La solution réside ailleurs : c’est l’ajout d’une couche supplémentaire à vos process pour améliorer leur efficacité, tout en étant en conformité. 

C’est ce que nous proposons chez Stratumn. La couche technologique que nous ajoutons permet d’embrasser les données chiffrées, mais aussi les données contextuelles. Le processus va donc prendre en compte à la fois la donnée et sa qualité. Les 20 à 50% de données qui échappaient jusqu’alors aux outils sont réintégrées et peuvent être traitées automatiquement, ce qui améliore la performance des processus et permet de les monitorer de bout en bout. Stratumn offre également un outil collaboratif par essence, pour que tous les départements de l’entreprise soient alignés dans la gestion des processus, et qui permet de tracer les actions de chaque collaborateur, pour un meilleur suivi et un reporting de la conformité de chaque étape. 

Stratumn permet de résoudre les ruptures de charge existantes dans les processus de gestion du cash, sans remettre en cause les outils déjà mis en place dans l’entreprise. Notre solution s’adapte aux enjeux réglementaires tout en vous apportant une qualité de collaboration indispensable à vos processus.

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