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Intercompagnies : le cauchemar de vos clôtures - comment en finir ?

Comment simplifier vos réconciliations intercompagnies ?

Publié le May 27, 2021
Temps de lecture : 1 min
Maud Tezenas du Montcel

Vous avez étendu vos opérations aux quatre coins du globe ? Vos échanges financiers intercompagnies se comptent par milliers, dans des devises nombreuses et des cadres fiscaux différents ? Félicitations ! Mais ces échanges peuvent donner lieu à des situations complexes en matière de réconciliations comptables, qu’il s’agisse de résorber des écarts ou de mettre la main sur des données contextuelles. Un processus comptable à haut risque, donc, surtout pour les organisations brassant d’importants volumes de données ou multipliant les transactions « exceptionnelles », traitées hors système. Or dans un contexte où les échanges intercompagnies représentent près de 80 % des transactions mondiales (1), il est plus que nécessaire d’adopter des solutions – intuitives et sécurisées – permettant de fluidifier ces réconciliations.

Les réconciliations comptables intercompagnies : un processus (de plus en plus) complexe

Pour de nombreux groupes internationaux, le sujet des réconciliations comptables reste critique. Les transactions intercompagnies sont la plupart du temps consignées dans des documents ayant une fâcheuse tendance à se perdre, ou renseignées dans des outils locaux qui ne se parlent pas entre eux..

De fait, la question des réconciliations comptables est trop souvent la terreur des comptables qui s’y retrouvent confrontés au moment de la clôture. Ces échanges peuvent être réalisés entre une maison-mère et ses filiales, ou entre deux filiales. Ils peuvent concerner des créances clients ou fournisseurs, des ventes et des achats réciproques, des prêts, des produits et des charges externes… Mais l’objectif est toujours le même : il faut parvenir à éliminer ces « intercos » du bilan et du compte de résultat en guise de préalable au processus de consolidation.

Par convention, on considère les opérations intragroupes comme faisant partie de la consolidation, tout simplement parce que leur élimination est souvent laissée aux bons soins des comptables à ce moment crucial. Or s’il revient bien au groupe d’organiser ce processus, il reste que les écarts constatés entre les comptes réciproques des entités dudit groupe constituent un sujet de comptabilité locale. Les « consolideurs » n’ayant pas accès aux sources des informations en raison de l’éloignement des acteurs locaux, on comprend aisément que les réconciliations comptables revêtent un caractère pour le moins fastidieux.

Il faut également comprendre que ce processus devient de plus en plus complexe et chronophage. Les transactions se démultiplient, la coexistence de nombreux systèmes et outils au sein des entités d’un même groupe tend à compliquer la communication et les échanges, les procédures ne sont pas toujours identiques partout, les transactions se font dans des devises distinctes, les cadres fiscaux peuvent changer du jour au lendemain dans certains États… Le risque d’erreur ne cesse donc de grandir, à la fois dans le cadre de l’identification des opérations et lors des processus de réconciliations comptables, et s’aggrave en l’absence de règles homogènes… et d’un outil capable de centraliser les données.

Les "intercos" : une source constante de problèmes pour les organisations

Cette complexité grandissante transforme ce qui est, à la base, un principe simple, en véritable fléau pour les organisations, en raison des problèmes engendrés par les réconciliations comptables. Quels problèmes, précisément ?

D’abord, les décalages qui pèsent sur l’élimination des « intercos ». Décalages dans les dates d’enregistrement ou de clôture, conversion de transactions libellées en devises étrangères, prise en charge de la TVA par l’entité acquéreuse, réescompte d’une créance auprès des banques, vente comptabilisée en immobilisation, etc. On peut imaginer, par exemple, une transaction entre une filiale française et une filiale américaine, enregistrée en euros par la première et en dollars par la seconde, mais à des dates différentes dans des ERP distincts – une situation qui crée d’emblée un déséquilibre intragroupe pouvant entraîner des complications fiscales, et plus encore en raison de l’évolution constante des taux de change. Le simple fait de réconcilier les deux versions de l’opération et, pour les deux entités, de se mettre d’accord sur le coût de la transaction, sur le taux de change à appliquer et sur la gestion de la TVA, s’apparente à un sommet imprenable.

Ensuite, l’absence de base commune aux entités du groupe pour collecter et exploiter les données contextuelles, un préalable indispensable à la réconciliation des écarts. Ces données peuvent être éparpillées dans des emails, des fichiers Excel, des discussions entre parties prenantes difficiles à tracer, voire des feuilles volantes – par exemple des transactions « exceptionnelles » traitées hors des systèmes. Autant dire que le risque de perte de données est une réalité quotidienne qui empêche le processus comptable des réconciliations intercompagnies de se dérouler de façon sereine. Et ce n’est pas tout : la collecte des données à rapprocher en vue de résoudre les litiges et d’éliminer les « intercos » nécessite la mobilisation d’une ou de plusieurs personnes pendant plusieurs jours, ce qui représente un gaspillage net des ressources humaines au sein du groupe.

Deux problèmes relatifs aux réconciliations comptables que l’on peut imputer à l’hétérogénéité des systèmes informatiques, et en particulier à la coexistence d’outils distincts qui ne parlent pas le même langage. Une situation qui renforce la séparation de fait entre les structures comptables des entités et conduit à la formation de « silos » entre les parties prenantes, rendant toute réconciliation extrêmement difficile. Une spirale infernale qui laisse peu d’échappatoires.

Des problèmes aux conséquences majeures

Bien entendu, ces problèmes entraînent des conséquences que les organisations ne peuvent pas ignorer :

  • Des réconciliations comptables qui tournent au cauchemar : mobilisation de ressources humaines et techniques importantes, difficultés à trouver les données contextuelles (en l’absence desquelles l’élimination des « intercos », ou leur simple justification, devient impossible), cash immobilisé, risques de pénalités, impact direct ou indirect sur de nombreux services (comptabilité, fiscalité, financier, juridique), charge de travail accrue pour les comptables (avec une augmentation du risque d’erreur), etc.
  • Des retards potentiels dans le processus de consolidation qui peuvent inciter à « bâcler » les réconciliations comptables, notamment à l’approche de l’échéance imposée pour la clôture, avec pour conséquence des déséquilibres pérennes et du cash immobilisé sur le long terme. C’est d’autant plus le cas dans un contexte d’accélération des délais de clôture (phénomène de « fast closing »).
  • Des risques d’exposition et de non-conformité avec la législation en vigueur, qui peuvent mettre l’organisation en porte-à-faux vis-à-vis des autorités financières, par exemple dans le cadre du projet BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) de l’OCDE qui travaille à améliorer la cohérence des règles fiscales internationales.
  • Des risques liés à l’image du groupe au regard de ses performances économiques et financières vis-à-vis des parties prenantes externes.

Autant de raisons qui doivent vous pousser à simplifier (et à optimiser) votre processus de réconciliations comptables intercompagnies. Reste à savoir comment faire !

Comment simplifier le processus de réconciliations intercompagnies ? 

La simplification et l’amélioration du processus de réconciliations comptables suppose de traiter le problème à la racine et d’agir sur trois leviers :

  • Le facteur humain. Plus que jamais central, ce levier consiste à replacer l’humain au cœur des processus comptables : organisation optimisée des tâches, implication plus grande du département reporting et consolidation, anticipation des éventuels problèmes, multiplication des retours d’expérience à des fins de correction des procédures, etc. 
  • Les procédures comptables. Des procédures claires doivent être mises en place pour cadrer les réconciliations comptables et éviter les situations de blocage, par exemple en définissant des seuils de matérialité par typologie d’opérations, en précisant la devise de réconciliation privilégiée dans les groupes internationaux hors Union européenne, en élaborant un calendrier à respecter scrupuleusement, en diluant la procédure et le suivi tout au long de l’année plutôt que d’attendre la clôture (notamment en tenant compte des clôtures comptables locales), etc. 
  • Les outils employés. On l’a vu : l’hétérogénéité des systèmes et des outils est une source de complications dans le cadre des réconciliations comptables intercompagnies. Un levier de simplification va donc consister à implémenter une solution qui permette aux équipes de collaborer, partager et tracer le contexte autour de leurs opérations. C’est un moyen d'assurer l'automatisation des réconciliations comptables, de réduire au maximum le risque d’écarts, et de bénéficier d’une vision d’ensemble. 

Ce dernier levier – la place de l’outil – est central. Parce que le fait de s’équiper d’une solution dédiée permet de mettre au point les procédures comptables indispensables (et de veiller à leur application), et fournit aux collaborateurs les moyens nécessaires pour s’organiser, transmettre les informations essentielles et éviter les erreurs.

Trace, la solution pour simplifier et optimiser vos réconciliations comptables

Les organisations ont pris conscience de l’intérêt des innovations en matière de comptabilité. Ainsi, 82 % des équipes comptables et financières estiment que les outils peuvent aider à répondre à des problématiques intercompagnies, comme les prix de transfert ou les questions de conformité (2).

Néanmoins, si des solutions basées sur des technologies avancées (intelligence artificielle, automatisation, Cloud) existent d’ores et déjà pour simplifier les réconciliations comptables, leurs limites sont vite atteintes : elles permettent de mettre en évidence les écarts comptables, mais apportent peu d’assistance dans leur justification, les données contextuelles devant faire l’objet d’une recherche manuelle.

C’est à cette problématique que répond Trace, la solution mise au point par Stratumn. Face à des procédures de réconciliations comptables toujours plus complexes, Trace offre une solution intuitive et sécurisée permettant à un groupe de suivre l’ensemble des données, des interactions et des flux financiers, et de garantir une vision globale des processus en réconciliant données financières et contextuelles.

Trace, c’est…

  • Une procédure allégée, partagée par tous les collaborateurs au sein de toutes les entités ; ainsi qu’une expérience utilisateur fluide et intuitive pour faciliter la collaboration interne et externe et le temps de traitement de chaque opération.
  • Une intégration au Système d’Information existant pour éliminer toute rupture de charge, 
  • Du temps gagné sur les réconciliations comptables (pas besoin d’enquêter sur des écarts qui ne devraient pas exister) ;
  • La libération du cash immobilisé entre vos filiales ;

Une conformité assurée ; avec une traçabilité fiable et irréfutable.Et tout cela en tenant compte du facteur humain – le plus important. Car, chez Stratumn, nous restons convaincus que la technologie doit s’adapter aux utilisateurs, et non l’inverse. L’automatisation des tâches ne doit pas se faire au détriment des bonnes pratiques de collaboration. Trace intègre donc pleinement cette dimension : la solution est d’autant plus efficace qu’elle est mise au service des collaborateurs.

Découvrez sans plus attendre la solution Trace pour les réconciliations comptables et demandez une démo !

(1) https://www.ssonetwork.com/finance-accounting/whitepapers/accounting-in-an-intercompany-world

(2) https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/global/Documents/Tax/dttl-tax-transfer-pricing-global-research-bulletin.pdf

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