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Consolidation intercompagnies : une nouvelle approche

Intercos : passez à la réconciliation en continu

Publié le July 9, 2021
Temps de lecture : 3 min
Maud Tezenas du Montcel

Vous le savez mieux que quiconque : la période où vous devez consolider les transactions financières intercompagnies n'est pas la plus belle de l'année. La clôture financière est un exercice long et un peu angoissant, mais aussi inévitable. Trop souvent, la consolidation intercos est synonyme de beaucoup de travail dans un environnement stressant pour l'équipe financière. Comment l'améliorer ? Dans cet article, nous allons vous présenter quelques alternatives à la clôture traditionnelle. Mais si nous vous disions qu'il est possible de se passer complètement de la réconciliation, tout en ayant une comptabilité à jour ? Vous restez sceptique  ? Lisez la suite et dites-nous ce que vous en pensez !

Des consolidations douloureuses et fastidieuses 

Quelle est la configuration de réconciliation la plus courante ? 

Vous venez probablement de le vivre vous-même lors de la clôture semestrielle. La majorité des groupes abordent le rapprochement des flux intercompagnies de la même manière : a posteriori, c'est-à-dire en rapprochant les soldes pendant la période de clôture comptable. Et disons le, ce n'est pas le processus le plus simple qui soit.

Il faut d'abord attendre la finalisation des soldes pour voir apparaître les incohérences au bilan. Une fois les incohérences identifiées, le vrai travail commence. Pour comprendre les différences, vous devez revenir au niveau de la transaction. Mais bien sûr, vous ne disposez pas des détails en un coup d'œil. Vous devez commencer le fastidieux travail d'investigation et fouiller l'ensemble de vos données. Le moins que l'on puisse dire, c'est que c'est qu'il ne s'agit pas d'une partie de plaisir.

Pourquoi cette méthode est-elle déceptive ? 

Consolider les flux intercompagnies de cette manière présente de nombreux inconvénients pour votre entreprise. C'est un gaspillage de temps, de données, de talents et d'argent. Et ce besoin de consolidation à posteriori démontre que vous n'avez pas un contrôle optimal de vos processus financiers. Encore moins en temps réel. 

  • Perte de temps : les données dont vous avez besoin pour réconcilier les incohérences sont les données contextuelles. Échanges d'e-mails, discussions non suivies avec les parties prenantes... Il faut du temps pour récupérer les bonnes données. 
  • Perte de données : les transactions dites "exceptionnelles" sont traitées en dehors de vos systèmes financiers. Pensez aux fichiers Excel par exemple. Il y a une perte importante de données. 
  • Gaspillage de talents : la charge d'investigation est partagée entre les équipes de comptabilité et de consolidation. Dans une période de stress, lorsque vous identifiez les écarts en toute fin de période, la collaboration au quotidien est difficile. Votre équipe financière passe beaucoup de temps sur des travaux manuels, ce qui l'empêche de se concentrer sur des tâches plus utiles. 
  • Gaspillage d'argent : celui-ci concerne votre équipe (les payer pour effectuer des tâches qui sont bien en deçà de leur expertise) mais aussi l'immobilisation de trésorerie que vous devez faire pour compenser les incohérences. Et n'oubliez pas que vous avez un risque fiscal, avec la mauvaise affectation des transactions aux mauvaises juridictions. 

Le résultat global est une énorme inefficacité. À titre d'illustration, prenons cette chaîne d'hôtels que nous avons rencontrée il y a quelques temps. Les chefs comptables des différentes filiales sont tous réunis dans un hôtel pendant une semaine entière pour équilibrer les intercos... Si ce n'est pas une inefficacité très évidente, qu'est-ce que c'est ?

Alternatives traditionnelles aux consolidations d’intercos

La réconciliation intercompagnie n'est pas un problème nouveau. Certains groupes ont creusé des alternatives au processus que nous avons décrit précédemment. Vous avez généralement deux options : la compensation et le rapprochement. 

  • Qu'est-ce que le netting ?

Ce système centralise les soldes de trésorerie de plusieurs filiales d'une même entreprise pour compenser les comptes clients et les comptes fournisseurs. Il est également appelé "compensation bilatérale". Au lieu de réconcilier chaque transaction, le paiement entre la filiale et la société mère est effectué uniquement pour la différence nette entre les créances et les dettes. 

Avec cette technique, les transactions de chaque entité (les paiements qui sont effectués) sont additionnées et converties en un montant unique en devise à payer ou à recevoir par le centre de compensation. 

Cette technique est très utile dans un environnement international : elle réduit le risque de change, car un montant net de devises étrangères plus faible peut être couvert entre les entités (par rapport aux montants bruts habituels). 

La compensation est une solution appropriée au problème financier de la réconciliation. Mais c'est à peu près tout : la partie contextuelle n'est pas abordée et devient encore plus complexe à creuser avec cette technique (on perd les informations sur chaque action puisqu’elles sont regroupées). Les divergences s'accumulent et les données contextuelles sont toujours absentes. 

  • Qu'est-ce que le matching ?

Comme son nom l'indique, la technique du matching est une solution qui fait correspondre a posteriori les transactions, automatiquement. Cela fonctionne très bien, du moins pour une petite partie : de 30 à 40% des incohérences sont identifiées de cette manière. 

Sachant cela, vous vous posez peut-être deux questions. Premièrement, qu'en est-il des 60 à 70 % d'incohérences restantes qui existent mais ne sont pas identifiées automatiquement ? Vous l'avez deviné : votre équipe doit à nouveau procéder à des vérifications manuelles... Deuxièmement, qu'en est-il des incohérences identifiées ? Eh bien, une fois encore, elles sont difficiles à expliquer et vous devez vérifier les détails de chaque transaction pour en savoir plus. 

Que faut-il retenir de cette première partie ? La consolidation intercos est un processus douloureux, pour tous les groupes. Même les solutions apparemment attrayantes ne parviennent pas à identifier toutes les divergences et votre équipe financière doit revenir à la configuration habituelle de rapprochement, qui prend beaucoup de temps. Mais tout n'est pas perdu. Plus que cela, c'est le moment idéal pour changer votre façon de faire de la consolidation intercompagnies. Laissez-nous vous expliquer pourquoi.

Un vent de révolution sur le secteur :  l'heure est au changement 

La période de clôture de mi-année est juste derrière vous. Et si vous pouviez commencer le prochain cycle de clôture avec une feuille blanche et de nouveaux processus ? Vous pourriez vous épargner bien des soucis et c'est certainement le meilleur moment pour changer. Voici pourquoi.

Fin programmée de la maintenance des logiciels de consolidation on-premise les plus populaires

Deux éditeurs de logiciels réputés, qui proposent des outils de consolidation sur site, ont annoncé la fin de la maintenance de ces logiciels. Nés dans les années 90 et 2000, HFM d'Oracle (anciennement Hyperion) et BFC de SAP (anciennement Cartesis) ne seront plus mis à jour et le support de ces logiciels sera progressivement arrêté.

Cela change la donne pour le secteur et entraînera une révision des offres du marché. Nous nous attendons à une migration substantielle vers des solutions modernes basées sur le cloud. Toutefois, la plupart de ces solutions ne suffiront pas à vous faciliter la vie en période de consolidation. Mais c'est le moment idéal pour repenser vos processus financiers et faire disparaître les réconciliations, grâce à une nouvelle façon de gérer vos finances et votre comptabilité. 

Changement de réglementation nécessitant plus de traçabilité : le groupe TVA  


Une autre bonne raison de modifier votre processus de consolidation intercompagnie est la nouvelle réglementation française sur la TVA. Il s'agit de l'une des principales mesures de la Loi de Finances pour 2021 : le groupe TVA. Il s'agit, pour un groupe de sociétés, de choisir un référent unique en matière de TV : l’assujetti unique. 

Pourquoi cette option a-t-elle un impact sur votre processus de consolidation ? Les membres du groupe doivent fournir au référent les informations relatives aux transactions compensées entre les membres du groupe. Vous devez donc avoir la possibilité de suivre ces opérations compensées.  

Le groupe TVA n'est pas obligatoire, c'est une option. Il s'agit évidemment d'une décision stratégique, d'autant plus que le champ d'application du groupe TVA peut être différent de celui du groupe fiscal. Votre équipe doit procéder à un examen approfondi pour évaluer les changements requis pour vos systèmes d'information et pour une traçabilité complète des transactions. 

Le choix de votre solution de reporting est déterminant. Rappelons que les montants perdus à cause d'erreurs ou d'omissions sur vos processus financiers peuvent être importants : jusqu'à 3% de l'assiette annuelle de la TVA ! 

C'est le bon moment pour changer votre approche de la consolidation, tant du point de vue logiciel que réglementaire, pour obtenir une solution financière et de reporting moderne. 

Faciliter la comptabilité intercompagnie avec Trace 

Comme nous l'avons dit précédemment, l'approche de fin de cycle n'est pas la meilleure lorsqu'il s'agit de consolidation intersociétés. Les outils de consolidation traditionnels vous font perdre beaucoup d'informations. Ce dont vous avez besoin, c'est d'une approche en aval. C'est ce que nous fournissons à Stratumn avec Trace

Une approche adaptable en aval pour la réconciliation financière  

Nous adoptons une approche simple pour un problème complexe : réconcilier l'humain, les processus et les données. Précisément dans cet ordre. Contrairement aux solutions de consolidation traditionnelles, Trace adopte une approche en amont : l'outil accepte tous les types de flux, différents formats de données et gère facilement les modifications et les exceptions. Nous ne parlons pas seulement des données financières, mais aussi des données contextuelles. Toutes les informations sont prises en compte, dès le début : nous faisons disparaître la réconciliation en ayant une vue approfondie de chaque opération tout au long du processus. En fait, vous disposez d'un rapprochement en continu, directement au niveau de la transaction. Vous n'avez pas besoin de creuser dans les détails de chaque transaction par la suite, car toutes les informations sont liées et correspondent dès le départ. 

Comme nous le savons, vous avez investi beaucoup de temps et d'argent pour mettre en place vos outils et processus financiers. Tout changer en même temps peut être une tâche herculéenne. C'est pourquoi Trace peut être déployée sur certains flux intercompagnies pour commencer ou sur certaines entités uniquement pour remplacer votre système existant. Il peut également compléter vos processus au lieu de les remplacer. Nous proposons une approche à géométrie variable afin que vous puissiez adapter notre solution à vos besoins et votre organisation, pour une efficacité maximale. 

Notre solution est basée sur le cloud, vous pouvez donc la mettre en œuvre rapidement, ce qui donne des résultats rapides, tant sur l'optimisation de la trésorerie que sur la satisfaction des utilisateurs. 

Transparence et traçabilité totales de vos processus financiers

Vous avez probablement entendu parler de la blockchain. Cette technologie va profondément changer les industries grâce à sa nature infalsifiable et collaborative, qui crée la confiance. Chez Stratumn, nous utilisons la blockchain pour garantir une traçabilité complète des flux financiers. 

C'est particulièrement important pour la consolidation intercompagnies : Trace suit de bout en bout les informations et les fichiers échangés sous différents formats, ce qui vous donne une vue à 360° sur vos données (la financière bien sûr, mais aussi la contextuelle). La période de clôture n'est finalement pas si angoissante quand votre solution technologique a résolu toute seule toutes les divergences !

AXA Partners utilise Trace pour transformer ses processus interentreprises  

Cela semble encore trop beau pour être vrai ? Ne nous croyez pas sur parole, mais écoutez nos clients. AXA Partners a choisi Trace pour transformer ses processus intercos. L'objectif était clair : optimiser la gestion de la trésorerie et améliorer la collaboration entre les différentes entités du groupe et les partenaires externes. 

Avec Trace, ils ont pu simplifier la collaboration dans un processus impliquant de nombreux acteurs aux pratiques et contraintes différentes, optimiser le suivi des échanges et des actions tout en s'adaptant aux habitudes de travail, et dépasser les systèmes comptables cloisonnés propres à chaque entité. 

Si vous souhaitez rendre vos processus de réconciliation plus simples, plus rapides et moins pénibles pour votre équipe, demandez une démo à nos experts et rejoignez la révolution financière ! 

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